Bambang Nurcahyo Prastowo

Membangun Sistem Kantor Sedikit Kertas

Beberapa waktu lalu saya menulis tentang perlunya institusi mengurangi penggunaan kertas dengan memanfaatkan sistem jaringan komputer (paperless-office). Sebagai kepala unit kerja di lingkungan UGM, saya bertekad mengimplementasikan konsep kantor tanpa kertas tersebut. Hasilnya, mulai 1 Januari 2004 sudah bisa diberlakukan "undang-undang" larangan menggunakan printer dan mesin fotokopi untuk keperluan internal kantor. Produksi kertas hanya diijinkan untuk keperluan komunikasi dengan pihak luar kantor seperti produksi laporan-laporan rutin, keuangan, perpajakan, dan surat-surat keluar. Tulisan ini membahas kasus perkembangan implementasi paperless office di PPTIK UGM.

Modal utama paperless office (PLO) adalah jaringan komputer. Dengan modal itu kita bisa menggunakan software forum macam PHP-BB untuk komunikasi antar staff. Rulenya sederhana, setiap surat masuk diarsipkan dengan cara scan image. Image diedarkan ke group diskusi pimpinan. Kepala/ketua membuat disposisi ke salah satu anggota grup pimpinan untuk menindaklanjutinya. Untuk selanjutnya, penerima disposisi memasukkannya ke grup diskusi kelompok staf dibawahnya sampai masalah terselesaikan tuntas dan dilaporkan on-line ke grup pimpinan.

Banyak sekali software yang punya potensi untuk dimanfaatkan untuk membangun "Kantor Sedikit Kertas" (KSK) kita temukan dari Internet. Kita bisa search dengan kata kunci opensource yang dikombinasikan dengan kata groupware, group office, atau project management. Kebanyakan software yang kita peroleh menyediakan fasilitas komplit untuk mengimplementasikan konsep paperless office. Dalam praktek, tidak mudah mengimplementasikan piranti-piranti lunak semacam itu di lingkungan kantor dengan pegawai berkemampuan bahasa Inggris yang sangat terbatas. Operasional sistem sering membutuhkan disiplin yang ekstra tinggi dari para penggunanya.

Agar konsep KSK segera bisa dilaksanakan, saya putuskan untuk membangun sistem tersebut sepotong demi sepotong sesuai kebutuhan. Target pertama adalah disposisi surat masuk. Kita membuat prosedur operasional standar yang mengharuskan surat masuk harus sudah diketahui isinya oleh semua pihak yang berkepentingan untuk menindaklanjuti dalam waktu kurang dari 24 jam. Surat yang masuk sebelum jam 12 siang harus sudah terbaca yang berkepentingan hari itu juga. Surat yang masuk setelah jam 12 siang harus sudah terbaca paling lambat keesokan harinya.

Ada 2 layanan Internet yang telah banyak digunakan pegawai PPTIK yakni e-mail dan chatting. Setahun sebelumnya telah ramai digunakan mailing-list untuk mendiskusikan beberapa hal. Salah satu kelemahan mailing-list ada pada sistematikan dokumentasi. Biasanya pelanggan punya cara sendiri-sendiri mengelompokkan email kedalam folder-folder mail client yang digunakannya. Masalahnya adalah, sistematikan manasuka semacam ini berkembang sesuai selera masing-masing user dan sering disertai pembuangan pesan yang dianggap tidak penting. Untuk mendapatkan sistematika dokumentasi email diperlukan kedisiplinan sangat tinggi dalam pengetikkan subjectnya.

Langkah awal implementasi KSK adalah dengan membangun sistem sederhana yang dapat menampilkan hasil scan surat masuk yang memiliki fasilitas yang memungkinkan pembaca dapat membubuhkan komentar. Sistem ini kami bangun berbasis web. Komentar difasilitasi dengan shoutbox. Keamanan sistem dikawal dengan pemberian nama file dengan teks random (md5 dari jam-tanggal) dan disposisi dijalan melalui email. Sistem yang mulai on september 2003 ini mampu mempercepat proses disposisi surat masuk hampir sesuai dengan yang diharapkan. Untuk mengurangi jumlah alamat email yang harus diisikan dikolom notify email, pengguna sistem kadang mengisikan alamat mailing-list sehingga banyak pihak yang tidak berkepentingan terpaksa harus menerima pekerjaan tambahan delete mail.

Untuk otomasi pengisian kolom notify email yang harus diketikkan manual saat mengisi form komentar ditambahkan modul membership yang memungkinkan diadakanya grouping. Dengan demikian, hanya orang-orang yang berkepentingan saja yang melihat daftar suratnya. Sistem disposisi surat dikembangkan pula untuk memfasilitasi memo internal. Dalam perkembangannya sistem dapat digunakan secara efektif sedemikian hingga mailing-list ditinggalkan. Karena sudah ada bentuk yang jelas, sistem mendapat nama sendiri yakni SikorGAMA (Sistem Korespondensi Internal Gadjah Mada).

Surat/memo beserta semua komentar followupnya tersimpan permanen. Beberapa user minta fasilitas pengiriman memo yang tidak terdatabasekan dengan alasan materi pembicaraan tidak relevan penuh dengan kerja kantor. Fasilitas ini direalisasikan dalam bentuk semacam SMS. Selain komunikasi antar pengguna, SMS difasilitasi untuk bisa melalukan broadcast group. Dalam perkembangannya, SMS di SikorGAMA mulai digemari sehingga bisa menggeser beberapa fungsi chatting dengan YM.

Kebiasaan selalu membuka SikorGAMA di kantor PPTIK membuahkan tuntutan untuk penyediaan fasilitas penyimanan dokumen referensi bersama seperti manual-manual serta kebijakan dan perundang-undangan. Modul ini bisa dengan cepat ditambahkan dengan membuat versi sederhana dari modul arsip surat. Selain menyimpan dokumen, ternyata fasilitas ini dimanfaatkan pula untuk menyimpan software-software banyak digemari umum dan sering perlu diperbarui seperti antivirus dab.

Terakhir kami menambahkan modul editing surat keluar beserta pelacakan ekspedisinya. Surat-surat sederhana dapat dicetak melalui pdf generator dengan PHP. Sistem ini sangat bermanfaat karena selain mendokumentasikan surat keluar dapat pula "memaksa" petugas ekspedisi untuk benar-benar memasukkan nama orang yang menerima surat. Nama ini penting untuk melacak dalam situasi target surat tidak merasa menerimanya.