Bambang Nurcahyo Prastowo

IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI MEMERLUKAN TINGKAT KEDISIPLINAN YANG TINGGI

Saat ini kita semakin tergantung pada peralatan komputer untuk menyelesaikan pekerjaan sehari-hari. Namun demikian sering kali penggunaan komputer justru menurunkan produktivitas kerja. Dengan mesin ketik biasa, kerja kita terkonsentrasi pada isi naskah yang akan diketikkan. Berbekal komputer lengkap dengan fasilitas word processing dan disain grafis, kerja kita akan disibukkan dengan mengatur berbagai kosmetik penampilan dokumen seperti pengaturan font, background, header, footer, dan sebagainya. Dalam banyak hal, kecantikan penampilan dokumen tidak memegang peran sepenting isi dokumennya.

Peralatan teknologi sangat baik digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersifat seragam dan berulang-ulang seperti menulis nama dan alamat tujuan penyebaran undangan. Pekerjaan perkantoran sehari-hari seperti pembuatan berbagai laporan keuangan rutin bisa cepat terselesaikan dengan memanfaatkan komputer. Selain itu, dokumen yang dibuat dengan komputer bisa dikirimkan ke orang lain untuk diperbaiki atau digabung dengan dokumen lain. Dengan mesin ketik, kita tidak bisa menyempurnakan dokumen yang telah dibuat sebelumnya tanpa melakukan pengetikan ulang seluruhnya.

Kemudahan penyusunan dokumen baik yang dilakukan perorangan maupun kolaborasi banyak orang membawa konsekuensi resiko meluasnya akibat buruk dari kesalahan kecil. Untuk mendapatkan keuntungan maksimal dan kerugian minimal dari penggunaan peralatan teknologi informasi, kita harus bekerja dengan ekstra hati-hati penuh kedisiplinan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar hasil kerja kita tidak sia-sia antara lain adalah: mencermati versi dokumen, memaksimalkan penggunaan fitur yang berkaitan dengan otomasi format dokumen dan perujukan pada sumber data tunggal.

Kemudahan copy dan edit dokumen disertai dengan besarnya kapasitas penyimpanan data menyebabkan banyak pengguna komputer menyimpan duplikasi dokumen. Pada dasarnya umur versi dokumen bisa dilihat dari informasi tanggal pembuatan dan tanggal perubahan terakhir dari dokumen yang dilihat. Namun demikian sering kali pengguna komputer tidak memperhatikan betul penanggalan yang ada di sistem operasi komputer yang digunakan sehingga pencantuman tanggal dan jam perubahan terakhir pada suatu dokumen menjadi tidak akurat.

Kekeliruan pencantuman atribut waktu revisi terakhir bisa berakibat fatal apabila dokumen tersebut dikirimkan ke orang lain. Resikonya adalah si penerima bisa menganggap dokumen itu versi lama dengan melihat atribut tanggal perubahan terakhir. Karena itu, perhatikan jam dan tanggal di sistem operasi komputer yang digunakan atau, mengingat karena suatu hal kita tidak bisa memperbaikan jam/tanggal sistem operasi, cantumkan tanggal revisi terakhir secara eksplisit di halaman judul.

Dengan kapasitas hardisk yang begitu tinggi, kita bisa mendapati ribuan dokumen di satu komputer. Untuk bisa menemukan kembali dokumen tertentu diperlukan kedisiplinan tinggi dalam mengorganisir dokumen-dokumen tersebut dalam folder-folder tertentu. Namun demikian kita sering tersesat di hutan folder dan sub folder. Kita sudah sering melihat beberapa dokumen laporan dan surat-surat mengandung informasi lokasi dan nama dokumen dalam format font kecil sebagai footer.

Selain mengganggu estetika, pencantuman nama file dalam naskah dokumen ini menunjukkan bahwa pembuat dokumen masih mengandalkan versi tercetak sebagai sumber informasi data elektronik. Penggunaan file spreadsheet sederhana yang memuat record judul, hal, dan nama lokasi semua dokumen dapat membantu kita melacak file dengan tertib tanpa mengotori versi cetak dengan informasi yang tidak berhubungan langsung dengan kepentingan pembaca dokumen. Dalam banyak hal, perencanaan di depan dalam pengorganisasian folder dan sub folder dapat membantu memperlancar pekerjaan. Semua word processor modern punya fitur-fitur format dokumen standar yang sudah selayaknya kita manfaatkan. Kemalasan penggunaan fitur format dokumen akan menyusahkan diri kita dan diri orang-orang lain yang kita kirimi dokumen di masa mendatang.

Beberapa hal yang bisa dilakukan untuk mempermudah editing naskah dimasa mendatang baik oleh diri sendiri maupun orang lain adalah: format posisi teks, format paragraph, dan auto numbering. Sering kali kita memerlukan penempatan teks dalam posisi center. Cara yang benar untuk melakukan itu adalah memanfaatkan atribut center pada potongan teks yang bersangkutan. Karena suatu hal, saya sering mendapatkan teks yang ditengahkan dengan menyelipkan beberapa spasi didepan teks. Akibat buruk yang ditimbulkan dari cara ini adalah teks tidak akan tampil di tengah apabila dikehendaki perubahan bentuk font karena lebar spasi tiap font tidak sama. Selain itu, perubahan margin kiri atau kanan juga akan mengacaukan posisi teks. Atribut center akan menempatkan teks di posisi tengah dengan font apapun dan format margin halaman berapapun.

Pada penggunaan dengan disiplin tinggi, spasi sebagai pemisah kata, enter sebagai pemisah paragraph dan tab sebagai pengatur kolom teks tidak pernah harus diketikkan lebih dari satu kali berdampingan. Saya sering menemukan naskah yang memuat karakter tab berdampingan beberapa kali. Posisi kolom yang agak jauh kekanan bisa dijangkau dengan satu karakter tab dan pendefinisian tab pada posisi yang dikehendaki. Definisi tab bisa dibuat dengan klik pada gambar penggaris di bagian atas word processor. Dengan cara ini, perubahan panjang teks di sebelah kiri tab tidak akan mempengaruhi posisi teks di kanan tab.

Banyak orang yang menghendaki jarak antar paragrap sedikit lebih lebar dibanding jarang antar baris di paragraph yang sama. Kebanyakan pengguna komputer menambahkan satu enter diantara dua paragraph untuk mendapatkan efek yang diinginkan. Cara yang benar adalah dengan mendefinisikan space aftar pada definisi format paragraph teks yang bersangkutan. Dengan cara yang salah, penambahan jarak antar paragraph dilakukan dengan menambahkan enter di setiap akhir paragraph. Dengan cara yang benar, penambahan jarak antar paragraph cukup dilakukan dengan mendefinisikan ulang space aftar paragraph.

Pemaksaan posisi tertentu agar ganti halaman sering dilakukan dengan menyelipkan enter sebanyak yang diperlukan sampai posisi tersebut pindah halaman. Cara ini mengacaukan naskah apabila ada perubahan font, perubahan jarak antar baris dan perubahan jarak antar paragraf. Pemaksaan pindah posisi ke baris baru yang benar adalah dengan menyelipkan kode page break. Apabila pindah halaman ini bersifat sistematis misalnya dilakukan pada setiap awal bab, maka pindah halaman bisa didefinisikan pada atribut paragraph yang mendefinisikan teks judul bab.

Terakhir yang perlu kita disiplinkan adalah pengambilan data dari sumber tunggal. Banyak keluhan dilontarkan orang lantaran ada salah penulisan nama dan gelar perorangan atau nama lembaga tertentu. Penghormatan terhadap nama dan gelar seseorang sudah wajib kita jalani. Kesalahan terjadi karena dalam dokumen yang berbeda, nama orang yang sama diketikkan dua kali. Cara yang benar adalah untuk nama orang, lembaga, dan nama-nama lain yang kita perkirakan akan muncul lebih dari satu kali harus dimasukkan dalam suatu database. Untuk keperluan sederhana sehari-hari, database spreadsheet sudah mencukupi. Untuk keperluan institusi yang lebih luas, basis data global perlu diusahakan agar konsistensi penulisan nama dan gelar perorangan serta nama lembaga tidak terjadi kesalahan atau ketidakkonsistenan. Selanjutnya setiap kali kita menuliskan dokumen, kemunculan nama langsung dirujukkan pada basis data yang telah kita persiapkan. Bila diperlukan ada perubahan, misalnya penambahan gelar, koreksi pada basis data akan mengkoreksi semua dokumen yang merujuknya (Bambang Nurcahyo Prastowo).