Bambang Nurcahyo Prastowo

Gedung-gedung baru bantuan OECF untuk 7 fakultas di UGM akan bisa ditempati pada pertengahan tahun 2003. Bersamaan dengan selesainya pembangunan gedung-gedung tersebut, selesai pula pengadaan jaringan komunikasi data kampus UGM yang menghubungkan pusat-pusat administrasi di 18 fakultas dengan gedung pusat tata usaha. Salah satu sistem aplikasi yang akan memanfaatkan jaringan tersebut adalah sistem informasi manajemen kegiatan akademik. Penggunaan komputer untuk membantu sistem informasi akademik (SIA) di UGM mengalami perubahan sejalan dengan perubahan teknologi Informasi. Bermula dengan beroperasinya mainframe, SIA yang diutamakan untuk registrasi/her-registrasi, pendaftaran KRS dan pencetakan daftar hadir dan daftar presensi kuliah dilaksanakan terpusat di mainframe tersebut.

Penggunaan mainframe yang terpusat dirasa kurang fleksibel dalam pemenuhan kebutuhan lokal fakultas. Disamping itu, pencetakan dokumen-dokumen masal seperti daftar hadir kuliah secara terpusat menyebabkan antrian yang cukup lama. Teknologi personal computer (PC) menawarkan fleksibilitas tinggi pada pemenuhan kebutuhan spesifik sampai level program studi. Dengan hadirnya PC, manajemen akademik dilaksanakan tersebar di masing-masing fakultas/jurusan. Di satu sisi, penggunaan PC sebagai sebuah komputer yang dapat berdiri sendiri secara lengkap memberikan fleksibilitas tinggi dalam pelayanan kebutuhan lokal masing-masing unit pendidikan. Di sisi lain, kastemisasi yang berlebihan di tingkat fakultas dan jurusan menyulitkan proses integrasi di tingkat universitas. Disamping itu, karena sistem informasi manajemen akademik dirancang dan diimplementasikan di fakultas (jurusan untuk kasus fakultas teknik), validitas kode mata kuliah,NIP dosen dan NIU/NIF mahasiswa tidak bisa secara langsung terkontrol.

Kehadiran jaringan komunikasi data kampus membuka jalan bagi universitas untuk mengimplementasikan sistem informasi manajemen akademik terpadu yang dapat mengakomodasikan fleksibilitas pelayanan kebutuhan lokal unit penyelenggara pendidikan sekaligus menghadirkan kontrol validitas data secara terpusat. Pusat Komputer UGM telah mengembangkan SIA terpadu yang dipersiapkan untuk bisa dioperasikan Fakultas/Jurusan/Program studi dengan kontrol validitas dan pelaporan data secara terpadu pada level universitas. Sistem ini telah diujicobakan (operasional) di Fakultas Peternakan, Fakultas Kedokteran Gigi dan program D3 Agro Industri FTP. Beberapa unit lain seperti Fakultas Hukum dan Isipol sedang dalam proses migrasi dan validasi data dari sistem yang sudah berjalan (Bambang N Prastowo).

Catatan: Bagi Anda yang ingin konsultasi tentang teknologi komunikasi, silakan hubungi Kabar UGM atau Pusat Pelayanan Tekonologi Informasi PUSKOM UGM Web: http://ppti.ugm.ac.id Email: puskom@ugm.ac.id