Berapa banyak kita habiskan kertas di kantor? Berapa kali konsep surat harus dicetak untuk dikoreksi sebelum kita tandatangani? Berapa kali kita rapat dalam seminggu? Berapa banyak bahan rapat dicetak dan difotokopi? Berapa kali kita terima surat undangan tiap hari? Berapa banyak surat masuk harus difotokopi untuk keperluan disposisi?
Kehidupan saya sebagai bagian dari perjalanan roda akademik Universitas Gadjah Mada selalu berhadapan tumpukan kertas yang terus berdatangan setiap saat. Hampir tiap hari ada mahasiswa yang datang menyerahkan naskah tugas-tugas kuliah atau pun draf skripsi. Dokumen datang tidak hanya dari mereka yang menjadi tanggung jawab pembibingan tugas akhir atau pengajaran kuliah tetapi juga datang dari mereka yang memegang nama saya dalam daftar pengujinya. Sebagian besar dari naskah tersebut hanya berfungsi sebagai media komunikasi satu sesi. Dosen membubuhkan coretan-coretan koreksi; mahasiswa langsung membuangnya setelah koreksi dilakukan. Proses pengetikan, pencetakan naskah dan pengkoreksian ini bisa terjadi berkali-kali untuk bab yang sama.
Dalam pelaksanaan acara perkuliahan, kontribusi dosen pada penggunaan kertas cukup besar. Penyerahan naskah bahan kuliah baik yang diketik sendiri maupun hasil pencarian dari Internet ke mahasiswa, langsung menghasilkan kertas sejumlah halaman bahan dikalikan jumlah mahasiswa yang mengambil mata kuliah. Dengan perhitungan rerata 12 kali kuliah untuk kelas berukuran 60 mahasiswa, 5 halaman naskah per tatapmuka akan mengakibatkan penggunaan tidak kurang dari 7 rim kertas tiap semesternya.
Untuk keperluan administratif pengembangan karirnya, dosen punya kewajiban mengumpulkan bukti-bukti prestasi akademik dalam bentuk dokumen pengakuan adanya kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Pada gilirannya, setumpuk kertas bukti tersebut akan difotokopi sebanyak anggota tim penilai untuk menentukan kelayakan kenaikan jabatan atau pangkat dosen yang bersangkutan. Dalam praktek, pembuatan dokumen administratif kenaikan pangkat dan jabatan tidak selalu bisa sekali jadi dan ini berarti terjadi akumulasi produksi naskah yang cukup besar.
Salah satu tugas pimpinan di unit-unit kerja di lingkungan Kampus UGM adalah mengikuti dan juga memimpin rapat baik pada tikat di atasnya maupun dibawahnya. Kepala UPT Puskom misalnya, menerima dua-tiga undangan rapat tiap harinya. Sering masing-masing undangan disertai lampiran bahan rapat atau notulasi rapat sebelumnya. Di ruang rapat, lebih banyak lagi bahan tercetak/terfotokopi dimeja sudah menanti, belum lagi naskah yang datang disela-sela acara rapat itu sendiri. Sebelum kembali dari rapat, notulen masih membagikan fotokopi hasil rapat; hasil ini akan difotokopi lagi untuk dibagikan kembali bersama undangan rapat berikutnya.
Selain rapat-rapat, kertas juga banyak digunakan untuk urusan administratif. Kepala unit kerja di manapun tiap hari harus menandatangani sejumlah kertas untuk berbagai kerperluan akuntansi keuangan mulai dari dokumen pengajuan uang muka sampai ke berbagai pertanggungjawaban. Dokumen-dokumen serupa harus diproduksi pula untuk keperluan administrasi pengadaan barang dan jasa bagi institusi yang bersangkutan. Setiap dokumen harus dibuat rangkap minimal 3. Semua acara yang memerlukan biaya, misalnya makanan kecil untuk rapat, harus didukung dengan bukti daftar hadir acara yang mesti dibuat rangkap 3 pula.
Surat dari instansi lain merupakan dokumen penting yang harus disimpan sebaik-baiknya karena sewaktu-waktu di masa datang bisa dibutuhkan untuk rujukan. Sering untuk keperluan disposisi, surat difotokopi. Dari satu surat bisa muncul banyak fotokopinya karena pimpinan mengambil keputusan bahwa isi surat tersebut harus segera diketahui banyak pihak. Selain salinan surat, pesan disposisi diberikan di formulir khusus yang disertakan. Lagi-lagi penumpukan kertas terus berlangsung.
Dapatkah budaya menghambur-hamburkan kertas ini dihilangkan dari sistem perkantoran di kampus UGM? Jawabnya bisa. Saat ini kita amat jarang menemui dokumen yang dibuat dengan mesin ketik manual. Boleh dibilang bentuk asli dari semua naskah yang kita terima diproduksi dengan komputer. Dengan fasilitas jaringan komputer, target pembaca naskah yang diproduksi tersebut bisa langsung membaca atau setidaknya memiliki copy digitalnya dari komputer masing-masing. Undangan rapat dapat dikirim melalui e-mail. Bahan rapat dapat disediakan di suatu server dalam jaringan komputer. Transaksi keuangan serta pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan melalui sistem on-line. Mahasiswa dapat mengirimkan bentuk awal dari naskah tugas akhirnya melalui Internet. Dosen dapat mengetikkan koreksiannya langsung dinaskah tersebut sebelum dikembalikan ke mahasiswa dengan menggunakan font warna lain misalnya.
Di lingkungan Gadjah Mada, paperless office bukan lagi impian kosong. Jaringan kampus telah terpasang menghubungkan komputer-komputer yang digunakan para penghuni di gedung-gedung utama di seluruh kawasan kampus. Lokasi-lokasi di luar gedung utama bisa mendapatkan koneksi jaringan melalui kabel telpon ataupun dengan teknologi jaringan komputer tanpa kabel. Di meja pimpinan unit-unit kerja pada umumnya sudah tersedia komputer bahkan tidak jarang ditemui para pejabat menjinjing komputer portabel. Beberapa unit seperti Lab Elektronika dan Instrumentasi serta Fakultas Farmasi telah mengadakan program pengadaan komputer jinjing untuk dosen-dosennya. Program serupa mulai dilakukan pula di unit-unit lain.
Karena maraknya berita tentang computer hacking dan cracking, kadang kita merasa sarana komunikasi elektronis kurang aman dibanding komunikasi kertas. Namun mestinya kita juga menyadari bahwa budaya fotokopi dan fax juga tidak memberi rasa aman 100%. Memang beberapa jenis dokumen yang punya nilai hukum seperti kontrak kerja belum bisa digantikan sepenuhnya dengan bentuk elektronis. Namun demikian, produksi naskah tercetak dikertas untuk keperluan komunikasi sehari-hari sudah mulai bisa kita hilangkan. Mungkin paperless office tidak bisa diwujudkan penuh 100% namun sekarang kita bisa memulainya dengan membangun budaya less paper office.
Kirim Komentar
28. hadi
Tidak diragukan lagi, kertas menumpuk dan penyusustan atau pemusnahan dokumen tidak berjalan, kantor tanpa kertas solusinya. But, unsur legalitas tidak perlu dihilangkan.
15-07-10 10:31
27. kahfi
bagus uraiannya. Bisa jadi inspirasi dikit
17-10-08 01:04
26. Prastowo
Notulasi artinya catatan. Dalam rapat ada banyak pernyataan dan pertanyaan dari peserta. Dalam diskusi akan muncul kesepakatan. Semua perlu dicatat agar dapat ditindaklanjuti. Selain itu, catatan rapat perlu dibuat sebagai pengingat siapa mengatakan apa agar tindak lanjut dapat ditagihkan pada yang terlibat dalam kesepakatan-kesepakatan rapat tersebut.
21-02-08 06:13
25. astri
pak sebenarya apa gunannya notulasi rapat dalam perusahaan maupun instansi dan pengertian notulasi menurut bapak? dan peranan notulasi bagi organisasi maupun perorangan?
20-02-08 07:42
24. SUNTORO (KECIK NGANTRU)
ANDA ITUI BAGAIMANAI!AKUI NGGAKI NGERTI APAI YANG?
06-08-07 01:05
23. jayanudin
pak kalau bisa berikan penjelasan memakai internet tanpa kabel
03-06-07 03:27
22. Kukuh
Kalau kita melirik sejarah, akhirnya memang jadi terlalu ambisius jika satu media bisa menggantikan media lainnya. Dulu isyunya koran online akan menggantikan koran kertas/tradisional. Nyatanya? Orang masih nyaman dgn kertas ditangan sambil nyeruput kopi
. Tapi memang ada yg juga yg senang dgn digital, dia bisa dijinjing dimana aja dgn kompak, bahkan di PDA pun jadi. Jadi balik ke topik semula, paperless office hanyalah menawarkan ALTERNATIF. Membuat PILIHAN. Jadi siapa yg mau artikel di kertas hayu mangga, siapa yg mau artikel tanpa kertas / digital, yaaa.. monggo.. Suka2 deh, ntar seiring perkembangan jaman akan keliatan, mana yg lebih SURVIVE. Biar sejarah nanti yg akan mencatatnya.
21-10-06 12:04
21. Taufan Hidayat
Paperless office alias kantor tanpa kertas sebenarnya hanya mitos belaka. Lihat buku "the myth of the paperless office", Sellen & Harper, MIT, 2002.
02-07-06 07:15
20. Ed
Pak Muhammad Aji Priyatna , kertas di kantornya beli dari mana ? Kami berminat utk menjadi supplier di kantor Anda. Jika boleh, mohon diinformasikan specs kertas yg dibutuhkan (size, color, gsm, dll) dan estimasi volume kertas yg dikonsumsi setiap bulan (berapa ton ?), serta bagaimana proses pengajuan penawaran di kantor Anda ?
31-05-06 03:11
19. Sri Rahardjo
Saya sependapat dgn bapak, penggunaan kertas hanya yang merupakan satu keharusan saja. Alternative electronic file merupakan sarana yang baik untuk menggurangi pemborosan kertas. Sudah semestinya hal ini bisa dimulai dari dunia pendidikan yang memiliki sarana electronic jaringan file utk semua komponen yang ada di lingkungannya.
27-04-06 07:55
18. wahyu
sebuah perdebatan panjang akan jadi perdebatan yang amat rumit dan kadang mungkin menjengkelkan bagi yang belum dpat menerimanya. Konsep yang seharusnya diajukan oleh pihak universitas ini selain pantas dipandang dari sudut finansial, dapat juga dilihat dari peningkatan produktivitas dan SDM. misalnya, data digital kuliah dapat d online kan memberikan keuntungan bagi du belah pihak, mahasiswa dan dosen. Dosen terkait hanya perlu mempostingkan bahan kuliah dan segala pernak-pernik kuliah (tugas,referensi,ujian(?)). kecenderungan manusia adalah LUPA,yang bisa juga menjangkiti Dosen, khususnya di UGM (?). ini bisa diminimalisir dengan e-learning. kemampuan pengajar dalam memahami dan mengoptimalkan sistem informasi juga perlu ditingkatkan. mungkin fakultas semacam teknik dan MIPA dapat memulai lebih dulu, mengingat fakultas ini memiliki bidang sistem informasi yang akan sangat "wagu" jika didahului fakultas lain akan kemampuan semacam ini.
04-10-05 05:48
17. edwind
Pak,tolong cantumkan artikel tentang sistem informasi manajemen pada perusahaan tertentu dan gambar2 seperti : protokolnya,servernya,dll
02-10-05 12:17
16. Bambang Prastowo
Menurut hemat saya, untuk full digital masih perlu waktu panjang dan sampai saat ini belum ada model yang bisa diterima semua pihak. Karena itu, kertas yang ditandatangani masih perlu. Sampai sekarang laporan keuangan masih kami buat rangkap 3 (4 dengan arsip lokal). Saya tidak tahu rangkap 3 itu larinya ke mana saja. Semua kami kirim ke keuangan Universitas.
25-08-05 03:54
15. Muhammad Aji Priyatna
Biaya yang saya sebutkan bukan hanya kertas saja pak tetapi yang termasuk ATK ( Alat Tulis Kantor ) seperti tinta printer, map, spidol dan dsb. Di tempat kami yang sangat paper consuming itu untuk laporan manajemen dan keuangan yang bisa di cc ke seluruh bagian dan unit, padahal semuanya bisa didigitalkan ya pak
25-08-05 03:24
14. Bambang Prastowo
Wow... beli kertas sampai 3 milyar? berapa ton itu sampahnya? Mungkin pak Adji bisa berbagai informasi membuat klasifikasi untuk apa saja kertas tersebut diadakan. Di kantor saya, PPTIK UGM, pembelian atk tidak sampai 80 juta/tahun; itu pun sudah termasuk alat tulis dan pernik-pernik perkantoran. Kertas di kantor kami hanya ada 2macam: surat masuk dan surat keluar (termasuk laporan-laporan kepegawaian, inventaris dan keuangan). Di PPTIK UGM, print dokumen jenis apapun untuk kepentingan internal kantor hukumnya haram.
25-08-05 02:51
13. Muhammad Aji Priyatna
Kajian mengenai e-office ini menarik minat saya sejak lama, apalagi di kantor saya biaya penggunaan kertas itu dalam setahunnya bisa mencapai 3 milyar, itu hanya di ktr pusat saja belum di unit-unit kerja. Aplikasi e-office akan terbentur dengan budaya kerja pak, tapi saya yakin Kantor Elektronis pasti bisa diaplikasikan
25-08-05 10:35
12. Bambang Prastowo
Setuju pak Aji. Di salah satu bacaan, sayang ketlingsut urlnya, saya pernah melihat paparan penelitian yang menyimpulkan bahwa teknologi komputer telah menaikkan penggunaan kertas sekian kali lipat. Ahli-ahli teknologi informasi dan komunikasi harus bertanggung jawab untuk membawa penggunaan kertas kembali pada level semula atau kurang dari itu.
25-08-05 08:05
11. Muhammad Aji Priyatna
pak prastowo, menurut saya yang pas mungkin less paper
25-08-05 07:13
10. prastowo
PO = paperless office
06-07-05 08:00
9. topik
po itu apa sih
05-07-05 02:36
8. rakhmat
" Dosen membubuhkan coretan-coretan koreksi; mahasiswa langsung membuangnya setelah koreksi dilakukan. Proses pengetikan, pencetakan naskah dan pengkoreksian ini bisa terjadi berkali-kali untuk bab yang sama." Maukah dosen mengkoreksi langsung pada dokumen ?? --- "Dalam pelaksanaan acara perkuliahan" Banyak dosen yang masih mengandalkan dokumen2 lama sewaktu mengajar, fotokopi diktat dsb walaupun tidak sedikit juga yang sudah menbuat slide ----
29-04-05 06:12
7. prastowo
Menjawab mas Rony, modal utama paperless office (PLO) adalah jaringan komputer. Untuk selanjutnya, kita bisa menggunakan software forum macam PHP-BB untuk komunikasi antar staff. Rulenya sederhana, setiap surat masuk diarsipkan dengan cara scan image. Image diedarkan ke group diskusi pimpinan. Kepala/ketua membuat disposisi ke salah satu anggota grup pimpinan untuk menindaklanjuti. Untuk selanjutnya, penerima disposisi memasukkannya ke grup diskusi kelompok staf dibawahnya sampai masalah terselesaikan tuntan dan dilaporkan on-line ke grup pimpinan. Banyak sekali software yang bisa digunakan. Kita bisa search dengan kata kunci "opensource, groupware, group office, project management." Saya di Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi UGM telah menggunakan software ramuan sendiri berbasis inspirasi dari berbagai software opensource tersebut. Buat mas Ruly, kelemahan PLO ada pada sulitnya mengatur kedisiplinan pengguna. Hal ini bukan kelemahan spesifik PLO namun kebih pada persoalan manajemen secara umum. Selain itu, ketergantungan pada teknologi menjadi sangat tinggi. Kerja kantor bisa lumpuh apabila ada masalah pada server yang digunakan.
25-04-05 02:22
6. Jojon
bagi laptop donk!!!
25-04-05 09:07
5. Dito
ngapain lu
25-04-05 09:02
4. rony
tolong dong kasih tau software dan hardware untuk implementasi PO !!
25-04-05 08:11
3. ikrar
keuntungan/kelebihan & kelemahan dari PO vs nonPO
25-04-05 07:45
2. ruly mardika putra
bagaimana cara mengatasi di kelemahan PO dan nonPO, sekian terima kasih?
25-04-05 07:33
1. ruly mardika putra
25-04-05 07:33
Powered by Waton CMS. Semua tulisan dan image yang ada di homepage ini adalah tanggung jawab Bambang Nurcahyo Prastowo kecuali: (a) diubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, (b) secara eksplisit disebutkan rujukan sumber luarnya, atau (c) komentar, tanggapan dari pembaca.