Pengembangan SDM Teknologi Informas, identifikasi pos-pos pekerjaan dalam pengembangan dan pemelihataan resource teknologi informasi untuk sektor publik.
Mengenal tata kelola teknologi informasi dengan contoh Cobit framework
Mengembangkan model bisnis sistem informasi sektor publik
Pilihan Teknologi: Wireless/Cellular Network
Etika pengembangan sistem informasi
Cukup lah bisa dikatakan sebagai pendusta, seseorang yang mengatakan semua yang didengarnya (h.r. Muslim)
NIP merupakan kode pengenal yang dimiliki oleh setiap pegawai negeri sipil yang membedakan satu pegawai dengan yang lainnya. Nip berfungsi sebagai nomor indentitas dalam hal pembinaan karir, pelayanan gaji, pelayanan pension, pelayanan asuransi soial, pelayanan tabungan, pengelolaan administrasi kepegawaian, dan pelayanan lain yang bermanfaat bagi PNS. mengacu ketentuan peraturan kepala Badan Kepegawaian Nasional (BKN) Nomor 22 Tahun 2007 dan ketentuan itu juga dibarengi keluarnya Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007, nip sekarang berubah yamg semula berjumlah Sembilan digit menjadi 18 digit dan istilahnya pun berubah yang semula nomor induk pegawai sekarang menjadi nomor identitas pegawai alas an BKN merubah dan memberlakukan nip bari tersebut adalah untuk menyesuaiakan status kepegawaian PNS. NIP baru tersebut memiliki model sebagai berikut, delapan digit pertama merupakan deskripsi kelahiran dari PNS yang bersangkutan lalu Enam digit dibelakangnya merupakan tahun dan bulan pegawai melaksankaan tugas. Kemudian, satu digit di belakangnya menunjukkan jenis kelamin, yaitu 1 (pria) dan 2 (wanita). Setelah itu, tiga digit terakhir menunjukkan nomor urut pegawai.
Selain alasan BKN dalam memberlakuakan Nip berjumlah delapanbelas digi tersebut, yang mau dipermaslahkan disni adalah mengapa tahun bulan dan tanggal tercantum sebagai nomor NIP padahal itu merupakn hal yang sifatnya pribadi lalu apa hubungannya dengan pengembangan karier. Mungkin di karenakan namanya sudah berubah menjadi nomor indentitas pegawai sehingga segala hal mengenai identitas sang pegawai terpampang termasuk tanggal lahir. Tapi jika mengacu pada fungsi dari NIP itu sendiri, tercnatumnya tanggal tahun dan bulan lahirnya seorang pegawai tidak punya pengaruh.
Ada beberapa hal yang janggal yang saya sendiri tidak tau apakah BKN meperhitungkannya atau tidak, misalnya seperti ini jika dilihati dari model NIP baru tersebut, bagaimana dengan anak kembar yang menjadi pegawai negeri pada tahun yang sama. Jika tujuan BKN menegluarkan putusan itu adalah untuk menhindari pemalsuan apakah BKN memikirkan akan terjadinya pendobelan NIP. Saya piker di cantumkannya tanggal hahir bulan dan tahun hannya menada-ada, jika menurut peraturan BKN yaitu untuk pembinaan karier, pelayanan gaji, pensiun, asuransi, tabungan, dan administrasi secara umum, NIP baru itu hanya bisa menunjukkan hari ulang tahun secara tepat.
Jika dilihat dari model atau urutan NIP baru, hanya 15 sampai delpan belas saja yang memiliki arti, mungkin salah satu alasan yang tepat menurut saya mengapa BKN memaparkan tanggala lahir pada NIP dikarenakan arti dari NIP itu sendiri yakni nomor identitas pegawai sehingga dincumkanlah tanggal lahir pada NIP sebagai kode identitas.
26-08-09 08:10
4. Elman/MAP 49
KOVERASI NIP PNS
A. PENGERTIAN
Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat dengan NIP adalah :
Nomor yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil sebagai identitas yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil, jenis kelamin Pegawai Negeri Sipil dan nomor urut (Per. Ka. BKN No. 22 Tahun 2007)
B. DASAR HUKUM
1. Peraturan Kepala BKN No. 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS
2. Peraturan Kepala BKN No. 43 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan Dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
3. Keputusan Kepala BKN No. 101/KEP/2008 Tentang Pendelegasian Wewenang Kepada Kepala Kantor Regional BKN Untuk Menandatangani Keputusan Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah
4. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 Tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik
5. Peraturan Kepala BKN Nomor 17 Tahun 2008 Tentang Penetapan Angka Pengenal Keputusan Kepala BKN Untuk Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
C. LATAR BELAKANG
1. Penghapusan / penggabungan instansi pemerintah
2. Pengalihan PNS Pusat menjadi PNS Daerah
3. Perluasan Otonomi Daerah
4. Tindak lanjut PUPNS
5. Kelancaran Pembinaan PNS
6. Penyempurnaan Data Base PNS
Pendataan PNS terakhir tahun 1974 masih memiliki data yang kurang akurat :
• NIP yang kurang tertib
• Keterbatasan teknis nomor kode instansi
D. FUNGSI
1. Pembinaan karier PNS
2. Pelayanan gaji
3. Pelayanan pensiun
4. Pelayanan asuransi sosial
5. Pelayanan tabungan
6. Pengelolaan administrasi kepegawaian
7. Pelayanan lain yang bermanfaat bagi PNS
E. KEBIJAKAN KONVERSI NIP
1. Penetapan konversi NIP dilakukan di BKN Pusat
2. Pencetakan dan penetapan SK Konversi NIP bagi PNS Pusat ditetapkan di BKN Pusat
3. Pencetakan dan penetapan SK Konversi NIP bagi PNS Daerah ditetapkan oleh Kepala Kantor Regional BKN di daerah sesuai dengan wilayah kerjanya masing-masing (Kep. Ka. BKN No. 101/KEP/2008)
4. Pengangkatan CPNS Formasi Tahun 2008 sudah harus menggunakan NIP baru.
F. JADWAL KEGIATAN KONVERSI NIP DI BKN
Membangun aplikasi sistem konversi NIP (Februari – Maret 2008)
Mengirimkan/menyerahkan data PNS dari database BKN kepada instansi pusat dan daerah (April – Juni 2008)
Pengembalian hasil verifikasi data dari instansi ke BKN Pusat (Juni – Agustus 2008)
Melakukan rekonsiliasi data PNS hasil verifikasi di pusat (Juni – September 2008)
Melakukan konversi NIP lama menjadi NIP baru (Agustus – Oktober 2008)
Mencetak SK NIP baru dan kutipannya untuk seluruh PNS (September – Desember 2008)
Pengiriman SK NIP baru ke instansi pusat dan daerah (Oktober – Desember 2008)
Sumber :
Peraturan Kepala BKN No. 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS
Peraturan Kepala BKN No. 43 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan Dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
Keputusan Kepala BKN No. 101/KEP/2008 Tentang Pendelegasian Wewenang Kepada Kepala Kantor Regional BKN Untuk Menandatangani Keputusan Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah
Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 Tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik
Peraturan Kepala BKN Nomor 17 Tahun 2008 Tentang Penetapan Angka Pengenal Keputusan Kepala BKN Untuk Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
Konversi NIP. www.batan.go.id . diunduh tanggal 12 Agustus 2009
Penyerahan Konversi Nomor Identitas Pegawai (NIP) Pusat Oleh Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara http://bkdlingga.oggix.org/ diunduh tanggal 12 Agustus 2009
Sistem NIP Baru Akan Diberlakukan. http://ptsp-online.com/?p=24 diunduh tanggal 12 Agustus 2009
Konversi Nomor Induk Pegawai (NIP) Menjadi Nomor Identitas Pegawai Langsung Memperbaiki Keabsahan Data Kepegawaian. Berita Utama BKN 10 Juli 2009. www.bkn.go.id . diunduh tanggal 4 Agustus 2009
25-08-09 01:35
3. Elman/MAP 49
PAPERLESS OFFICE
Paperless office merupakan suatu kebutuhan dalam administrasi managemen modern. Hal ini merupakan suatu sistem yang mendukung efektifitas, efisiensi dan produktivitas organisasi. Sistem paperless office merupakan dampak dari perkembangan teknologi computer, ulasan tentang hal ini mulai dikenal melalui artikel Busines Week, 1975.
Paperless office merupakan suatu sistem yang mereduksi penggunaan kertas dalam proses adminitrasi perkantoran. Menurut McIndoo; Todd (2009) "Paperless Office in Perspective A Document Management System for Today", Paperless office is also a metaphor for the touting of new technology in terms of 'modernity' rather than its actual suitability to purpose.
Didalam Perusahaan yang menerapkan Paperless Office (sistem perkantoran tanpa kertas), maka segala dokumen dalam bentuk hardcopy harus di minimalisir dan dokumen akan disimpan dalam bentuk softcopy. Lebih lanjut dijelaskan bahwa “The paperless office is now considered to be a philosophy to work with minimal paper and convert all forms of documentation to any digital form. The ideal is driven by a number of motivators including productivity gains, costs savings, space saving, the need to share information and reduced environmental impact “ (Wikipedia).
Yang mendorong pemanfaatan paperless office adalah kebutuhan internal dan kebutuhan eksternal organisasi, Salah satu kegiatan yang mendasar dalam paperless office system adalah mengkonversi berbagai dokumen berupa dokumen kertas, foto, rencana kerja, microchip, dan berbagai dokumen kertas lainnya ke dalam dokumen digital. Sistem ini umumnya menggunakan beberapa teknologi, antara lain :
• Scanners
• High speed scanners - used for scanning very large volumes of paper.
• Book copiers - used for taking photos of large books and manuscripts.
• Wide format scanners - used for scanning engineering drawings.
• Photo scanners
• Negative scanners
• Microfiche scanner - used to convert microfiche to digital documents.
• Laserfiche convert microfiche to searchable and digital
• Digitization of postal mail - provides online access of scanned contents.
• Fax to PDF conversion
• Online post offices - outsourcing management of snail mail
• Multifunction printer
• Document management software and solutions
Dalam menerapkan paperless office system, maka terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Aspek SDM (Pengguna).
Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah dst. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.
2. Aspek Dokumen.
Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio, Statua, dll.
Sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online.
3. Aspek Sistem Aplikasi.
Dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitik beratkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian.
4. Aspek Sosialisasi.
Individu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai.
5. Aspek Sarana Pendukungan.
Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu, Dana, dan Forum komunikasi, dll.
6. Aspek Komunikasi.
Hal ini memerlukan seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless Office System diberlakukan. Pembicaraan diawal sebelum Paperless Office System diluncurkan perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan.
Manfaatnya paperless office system, antara lain :
1. Efisien waktu.
2. Manajemen Dokumentasi lebih baik.
3. Kenyamanan kerja lebih baik.
4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.
Manajemen lebih terkendali.
5. Membaiknya citra organisasi.
6. Aspek Biaya.
Sumber :
Paperless office. www.wikipedia.org. Diunduh tanggal 18 Agustus 2009
Office Live Workspace Mulai Merambah Internet. http://www.beritanet.com. Diunduh tanggal 18 Agustus 2009
Paper-Less Office System. http://pptik.ugm.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
Paperless Office System. http://blog.uad.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
Apa harus Paperless Office System. http://blog.uad.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
Paperless Office w/ Compiere. http://compiereguide.blogspot.com. Diunduh 18 Agustus 2009
Talking about paper less office…do u know..? . http://miyabi.blog.ugm.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
25-08-09 01:33
2. Naidee
Pak Bambang, Assalamu'alaikum wrwb. Lama tak jumpa yee. Sama dengan Ali, blog saya juga belum bisa di buka. Bgmn proses upload dan apa perlu login+ password? Pertanyaan lain apakah nama saya untuk email bisa diganti menkadi: naidee@mail.ugm.ac.id...agar sama dengan web. Wasalah
18-07-08 10:30
1. ali alf
pak, blog saya gak bisa dibuka tuh, gmn neh, tulisan udah numpuk siap di publish, hehe, solusi please
Kirim Komentar
5. Agustinus samgar friday fry
Nama:Agustinus Samgar Friday
Nim: 08/279631/PMU/5861
Konsekwensi penggantian NIP 9 digit menjadi18 digit
NIP merupakan kode pengenal yang dimiliki oleh setiap pegawai negeri sipil yang membedakan satu pegawai dengan yang lainnya. Nip berfungsi sebagai nomor indentitas dalam hal pembinaan karir, pelayanan gaji, pelayanan pension, pelayanan asuransi soial, pelayanan tabungan, pengelolaan administrasi kepegawaian, dan pelayanan lain yang bermanfaat bagi PNS. mengacu ketentuan peraturan kepala Badan Kepegawaian Nasional (BKN) Nomor 22 Tahun 2007 dan ketentuan itu juga dibarengi keluarnya Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007, nip sekarang berubah yamg semula berjumlah Sembilan digit menjadi 18 digit dan istilahnya pun berubah yang semula nomor induk pegawai sekarang menjadi nomor identitas pegawai alas an BKN merubah dan memberlakukan nip bari tersebut adalah untuk menyesuaiakan status kepegawaian PNS. NIP baru tersebut memiliki model sebagai berikut, delapan digit pertama merupakan deskripsi kelahiran dari PNS yang bersangkutan lalu Enam digit dibelakangnya merupakan tahun dan bulan pegawai melaksankaan tugas. Kemudian, satu digit di belakangnya menunjukkan jenis kelamin, yaitu 1 (pria) dan 2 (wanita). Setelah itu, tiga digit terakhir menunjukkan nomor urut pegawai.
Selain alasan BKN dalam memberlakuakan Nip berjumlah delapanbelas digi tersebut, yang mau dipermaslahkan disni adalah mengapa tahun bulan dan tanggal tercantum sebagai nomor NIP padahal itu merupakn hal yang sifatnya pribadi lalu apa hubungannya dengan pengembangan karier. Mungkin di karenakan namanya sudah berubah menjadi nomor indentitas pegawai sehingga segala hal mengenai identitas sang pegawai terpampang termasuk tanggal lahir. Tapi jika mengacu pada fungsi dari NIP itu sendiri, tercnatumnya tanggal tahun dan bulan lahirnya seorang pegawai tidak punya pengaruh.
Ada beberapa hal yang janggal yang saya sendiri tidak tau apakah BKN meperhitungkannya atau tidak, misalnya seperti ini jika dilihati dari model NIP baru tersebut, bagaimana dengan anak kembar yang menjadi pegawai negeri pada tahun yang sama. Jika tujuan BKN menegluarkan putusan itu adalah untuk menhindari pemalsuan apakah BKN memikirkan akan terjadinya pendobelan NIP. Saya piker di cantumkannya tanggal hahir bulan dan tahun hannya menada-ada, jika menurut peraturan BKN yaitu untuk pembinaan karier, pelayanan gaji, pensiun, asuransi, tabungan, dan administrasi secara umum, NIP baru itu hanya bisa menunjukkan hari ulang tahun secara tepat.
Jika dilihat dari model atau urutan NIP baru, hanya 15 sampai delpan belas saja yang memiliki arti, mungkin salah satu alasan yang tepat menurut saya mengapa BKN memaparkan tanggala lahir pada NIP dikarenakan arti dari NIP itu sendiri yakni nomor identitas pegawai sehingga dincumkanlah tanggal lahir pada NIP sebagai kode identitas.
26-08-09 08:10
4. Elman/MAP 49
KOVERASI NIP PNS
A. PENGERTIAN
Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat dengan NIP adalah :
Nomor yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil sebagai identitas yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil, jenis kelamin Pegawai Negeri Sipil dan nomor urut (Per. Ka. BKN No. 22 Tahun 2007)
B. DASAR HUKUM
1. Peraturan Kepala BKN No. 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS
2. Peraturan Kepala BKN No. 43 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan Dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
3. Keputusan Kepala BKN No. 101/KEP/2008 Tentang Pendelegasian Wewenang Kepada Kepala Kantor Regional BKN Untuk Menandatangani Keputusan Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah
4. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 Tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik
5. Peraturan Kepala BKN Nomor 17 Tahun 2008 Tentang Penetapan Angka Pengenal Keputusan Kepala BKN Untuk Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
C. LATAR BELAKANG
1. Penghapusan / penggabungan instansi pemerintah
2. Pengalihan PNS Pusat menjadi PNS Daerah
3. Perluasan Otonomi Daerah
4. Tindak lanjut PUPNS
5. Kelancaran Pembinaan PNS
6. Penyempurnaan Data Base PNS
Pendataan PNS terakhir tahun 1974 masih memiliki data yang kurang akurat :
• NIP yang kurang tertib
• Keterbatasan teknis nomor kode instansi
D. FUNGSI
1. Pembinaan karier PNS
2. Pelayanan gaji
3. Pelayanan pensiun
4. Pelayanan asuransi sosial
5. Pelayanan tabungan
6. Pengelolaan administrasi kepegawaian
7. Pelayanan lain yang bermanfaat bagi PNS
E. KEBIJAKAN KONVERSI NIP
1. Penetapan konversi NIP dilakukan di BKN Pusat
2. Pencetakan dan penetapan SK Konversi NIP bagi PNS Pusat ditetapkan di BKN Pusat
3. Pencetakan dan penetapan SK Konversi NIP bagi PNS Daerah ditetapkan oleh Kepala Kantor Regional BKN di daerah sesuai dengan wilayah kerjanya masing-masing (Kep. Ka. BKN No. 101/KEP/2008)
4. Pengangkatan CPNS Formasi Tahun 2008 sudah harus menggunakan NIP baru.
F. JADWAL KEGIATAN KONVERSI NIP DI BKN
Membangun aplikasi sistem konversi NIP (Februari – Maret 2008)
Mengirimkan/menyerahkan data PNS dari database BKN kepada instansi pusat dan daerah (April – Juni 2008)
Pengembalian hasil verifikasi data dari instansi ke BKN Pusat (Juni – Agustus 2008)
Melakukan rekonsiliasi data PNS hasil verifikasi di pusat (Juni – September 2008)
Melakukan konversi NIP lama menjadi NIP baru (Agustus – Oktober 2008)
Mencetak SK NIP baru dan kutipannya untuk seluruh PNS (September – Desember 2008)
Pengiriman SK NIP baru ke instansi pusat dan daerah (Oktober – Desember 2008)
Sumber :
Peraturan Kepala BKN No. 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS
Peraturan Kepala BKN No. 43 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan Dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
Keputusan Kepala BKN No. 101/KEP/2008 Tentang Pendelegasian Wewenang Kepada Kepala Kantor Regional BKN Untuk Menandatangani Keputusan Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah
Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 Tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik
Peraturan Kepala BKN Nomor 17 Tahun 2008 Tentang Penetapan Angka Pengenal Keputusan Kepala BKN Untuk Konversi Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil
Konversi NIP. www.batan.go.id . diunduh tanggal 12 Agustus 2009
Penyerahan Konversi Nomor Identitas Pegawai (NIP) Pusat Oleh Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara http://bkdlingga.oggix.org/ diunduh tanggal 12 Agustus 2009
Sistem NIP Baru Akan Diberlakukan. http://ptsp-online.com/?p=24 diunduh tanggal 12 Agustus 2009
Konversi Nomor Induk Pegawai (NIP) Menjadi Nomor Identitas Pegawai Langsung Memperbaiki Keabsahan Data Kepegawaian. Berita Utama BKN 10 Juli 2009. www.bkn.go.id . diunduh tanggal 4 Agustus 2009
25-08-09 01:35
3. Elman/MAP 49
PAPERLESS OFFICE
Paperless office merupakan suatu kebutuhan dalam administrasi managemen modern. Hal ini merupakan suatu sistem yang mendukung efektifitas, efisiensi dan produktivitas organisasi. Sistem paperless office merupakan dampak dari perkembangan teknologi computer, ulasan tentang hal ini mulai dikenal melalui artikel Busines Week, 1975.
Paperless office merupakan suatu sistem yang mereduksi penggunaan kertas dalam proses adminitrasi perkantoran. Menurut McIndoo; Todd (2009) "Paperless Office in Perspective A Document Management System for Today", Paperless office is also a metaphor for the touting of new technology in terms of 'modernity' rather than its actual suitability to purpose.
Didalam Perusahaan yang menerapkan Paperless Office (sistem perkantoran tanpa kertas), maka segala dokumen dalam bentuk hardcopy harus di minimalisir dan dokumen akan disimpan dalam bentuk softcopy. Lebih lanjut dijelaskan bahwa “The paperless office is now considered to be a philosophy to work with minimal paper and convert all forms of documentation to any digital form. The ideal is driven by a number of motivators including productivity gains, costs savings, space saving, the need to share information and reduced environmental impact “ (Wikipedia).
Yang mendorong pemanfaatan paperless office adalah kebutuhan internal dan kebutuhan eksternal organisasi, Salah satu kegiatan yang mendasar dalam paperless office system adalah mengkonversi berbagai dokumen berupa dokumen kertas, foto, rencana kerja, microchip, dan berbagai dokumen kertas lainnya ke dalam dokumen digital. Sistem ini umumnya menggunakan beberapa teknologi, antara lain :
• Scanners
• High speed scanners - used for scanning very large volumes of paper.
• Book copiers - used for taking photos of large books and manuscripts.
• Wide format scanners - used for scanning engineering drawings.
• Photo scanners
• Negative scanners
• Microfiche scanner - used to convert microfiche to digital documents.
• Laserfiche convert microfiche to searchable and digital
• Digitization of postal mail - provides online access of scanned contents.
• Fax to PDF conversion
• Online post offices - outsourcing management of snail mail
• Multifunction printer
• Document management software and solutions
Dalam menerapkan paperless office system, maka terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Aspek SDM (Pengguna).
Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah dst. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.
2. Aspek Dokumen.
Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio, Statua, dll.
Sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online.
3. Aspek Sistem Aplikasi.
Dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitik beratkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian.
4. Aspek Sosialisasi.
Individu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai.
5. Aspek Sarana Pendukungan.
Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu, Dana, dan Forum komunikasi, dll.
6. Aspek Komunikasi.
Hal ini memerlukan seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless Office System diberlakukan. Pembicaraan diawal sebelum Paperless Office System diluncurkan perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan.
Manfaatnya paperless office system, antara lain :
1. Efisien waktu.
2. Manajemen Dokumentasi lebih baik.
3. Kenyamanan kerja lebih baik.
4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.
Manajemen lebih terkendali.
5. Membaiknya citra organisasi.
6. Aspek Biaya.
Sumber :
Paperless office. www.wikipedia.org. Diunduh tanggal 18 Agustus 2009
Office Live Workspace Mulai Merambah Internet. http://www.beritanet.com. Diunduh tanggal 18 Agustus 2009
Paper-Less Office System. http://pptik.ugm.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
Paperless Office System. http://blog.uad.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
Apa harus Paperless Office System. http://blog.uad.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
Paperless Office w/ Compiere. http://compiereguide.blogspot.com. Diunduh 18 Agustus 2009
Talking about paper less office…do u know..? . http://miyabi.blog.ugm.ac.id. Diunduh 18 Agustus 2009
25-08-09 01:33
2. Naidee
Pak Bambang, Assalamu'alaikum wrwb. Lama tak jumpa yee. Sama dengan Ali, blog saya juga belum bisa di buka. Bgmn proses upload dan apa perlu login+ password? Pertanyaan lain apakah nama saya untuk email bisa diganti menkadi: naidee@mail.ugm.ac.id...agar sama dengan web. Wasalah
18-07-08 10:30
1. ali alf
pak, blog saya gak bisa dibuka tuh, gmn neh, tulisan udah numpuk siap di publish, hehe, solusi please
14-07-08 11:16
Powered by Waton CMS. Semua tulisan dan image yang ada di homepage ini adalah tanggung jawab Bambang Nurcahyo Prastowo kecuali: (a) diubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, (b) secara eksplisit disebutkan rujukan sumber luarnya, atau (c) komentar, tanggapan dari pembaca.