Perlunya membuat persiapan khusus untuk Video Tele Conferencing

Bambang Nurcahyo Prastowo

Tenaga Pendidik di Departemen Ilmu Komputer dan Elektronika FMIPA UGM

Mail: prastowo@ugm.ac.id * Web: http://prastowo.staff.ugm.ac.id
Mobile: +62 811-2514-837 * CV singkat

Perlunya membuat persiapan khusus untuk Video Tele Conferencing

Date: 21-04-07 01:39

Pada tanggal 17 April 2007 kemarin, di UGM ada cara peluncuran produk software, content, dan kegiatan Inherent (K1) lainnya (http://inherent.ugm.ac.id). Acara tersebut mengundang Rektor ITB, ITS, UI, dan UNIBRAW melalui vicon. Karena kami telah melakukan acara serupa sebelumnya, teknisi UGM tidak merasa perlu melakulan testing (acara sebelumnya bisa dianggap testing untuk acara ini).

Hukum Murphy berlaku. Polycom UGM yang digunakan untuk acara itu tidak berfungsi dengan baik. Pada saat pejabat-pejabat undangan dari perguruan tinggi lain sudah siap, UGM yang mengundang justru tidak bisa konek ke sistem MCU (sistem manajemen video teleconference) yang ada di ITS. Akhirnya mereka konference sendiri, UGM melanjutkan sendiri acara dengan undangan lokal. Apa yang terjadi? Masalahnya adalah bahwa Polycom UGM yang dipasang di MM tidak bisa menghandle Network Address Translation (NAT). Kebetulan pada saat yang sama ada acara rapat beberapa dosen fakultas kedokteran UGM dengan partnernya di Melbourne melalui vicon sehingga tidak ada lagi cadangan untuk mengganti alat yang kita pasang di auditorium MM UGM itu.

Dengan pengalaman ini, ternyata kita belum bisa memperlakukan vicon sebagai alat komunikasi biasa sebagaimana telpon dan email. Persiapan acara tetap harus dilakukan dengan melibatkan percobaan lengkap dari peralatan yang digunakan. Selain kondisi jaringan yang bagus dan setting alat yang tepat, ada 3 hal lain yang secara langsung mempengaruhi kualitas penyelenggaraan videoteleconference yakni: pencahayaan, akustik, dan penyutradaraan.

Untuk keperluan vicon, peserta harus mendapat sorotan pencahayaan yang cukup dari arah depan (membelakangi cameran vicon). Dengan demikian pengaturan lampu ruang yang biasanya hanya memperhatikan keperluan LCD projector tidak bisa digunakan untuk pengaturan pencahayaan acara vicon. Lampu ruang biasanya diatur dengan pilihan switch untuk deret depan, tengah, dan belakang. Biasanya lampu deret depan dimatikan agar proyeksi presentasi di layar bisa kelihatan lebih terang. Untuk vicon, selain mematikan lampu langit-langit deret atas, kita juga harus menyalakan lampu lain yang diarahkan ke peserta conference. Bocoran cahaya luar dari jendela dibelakang peserta conference mutak harus di tutup. Sedikit saja ada celorotan cahaya dari arah belakang bisa mempengaruhi setting camera yang biasanya secara otomatis akan mencoba membuat penyeimbangan yang mengakibatkan wajah-wajah peserta confernce menggelap.

Pada dasarnya untuk acara vicon unsur audio lebih penting dari unsur visualnya. Komunikasi pada umumnya tidak terjadi dengan gerakan yang terlihat dari teknologi visualnya melainkan lebih banyak terjadi pada percakapan. Visual sangat penting untuk membantu mengatur pergiliran bicara. Pada penggunaan teleconference dengan audio murni (semisal multi party telephone), pengaturan pergiliran bicara relatif jauh lebih sulit. Bebeberapa sistem menggunakan bantuan semacam program chatting di Internet untuk mengatur pergiliran bicara ini. Karena itu sistem audo pada ruang vicon harus bagus. Beberapa hint untuk urusan audio ini: jangan biarkan microphone alat vicon mengambil suara dari speaker ruang. Usahakan microphone tersebut dekat dengan yang sedang bicara atau, gunakan koneksi feeding sound langsung dari sound system ruang ke audio input di alat vicon. Tentu saja sistem akustik ruang yang baik dengan dinding anti pantul dsb akan memberi hasil konferensi yang optimal.

Penyutradaraan acara vicon sangat penting. Saya pernah mengikuti acara vicon yang ditinggalkan peserta remote gara-gara pengatur acara menempatkan tampilan pada layar presentasi saja. Sepanjang acara konferensi, peserta remote hanya melihat tayangan presentasi dan suara orang bicara. Secara umum, sebaiknya sorot memperlihatkan orang yang bicara. Sesekali tampilan dipindahkan ke tampilan presentasi pada saat pembicara membaca tampilan presentasi itu. Pengatur tampilan hendaknya memperhatikan penuh sesi presentasinya. Apabila ada indikasi pembicara melucu, segera pindahkan tampilan ke audience dengan harapan kita bisa menayangkan wajah-wajah peserta yang tertawa. Kalau dimungkinkan, tampilan audience hendaknya diatur bergiliran dengan peserta remote. Menampilkan audience yang mengantuk, tertidur, atau biacara sendiri biasaya bisa membantu mengatasi kebosanan peserta remote pada saat sesi presentasinya kurang menarik.


Cukup lah bisa dikatakan sebagai pendusta, seseorang yang mengatakan semua yang didengarnya (h.r. Muslim)

Kirim Komentar

Nama:
Website:

Ketik F2AE di
  • 10. ALIT